Fullmakt – medgivande att öppna personadresserad post
Allmänt
Allmänna handlingar vid Uppsala universitet
Uppsala universitet är en myndighet under regeringen och med det följer en skyldighet att registrera allmänna handlingar vid universitetet. Handlingar som inkommer, upprättas eller överlämnas för arkivering hos en myndighet är allmänna handlingar.
Posthantering, registrering och diarieföring vid Uppsala universitet
Inkommande post som är adresserad till; rektor, Uppsala universitet och registrator öppnas av den centrala registraturen vid förvaltningen. Post ställd direkt till andra enheter (institutioner, avdelningar, centrumbildningar etc.) öppnas vid respektive enhet som själva ansvarar för registrering/diarieföring. E-post som behandlar (föranleder myndighetsutövning) skall diarieföras av respektive mottagare.
Personadresserad post
Personadresserad post till anställd vid Uppsala universitet betraktas generellt som myndighetspost om den inte är markerad ”Privat”, ”Personligt” eller liknande. Brottsbalken (4 kap. 9 §) tillåter inte att personadresserad post öppnas utan medgivande. Myndighetspost riskerar därför att bli liggande om adressaten t.ex. är sjuk eller har semester vilket strider mot reglerna om hantering av allmänna handlingar som nämnts ovan.
För att göra det möjligt för en kollega att ta del av din e-post måste du ordna med en automatisk vidarebefordran av din e-post under din frånvaro. Det gör du enkelt med en regel i Outlook. Du skall inte lämna ut ditt lösenord till någon.
Fullmakt
För att underlätta posthantering och diarieföring bör du därför lämna en fullmakt att personadresserad post får öppnas. Fullmakten kan du enkelt lämna genom att fylla i formuläret i flik 1.
Tack för din medverkan!
Consent – personally addressed mail
Mail, e-mail and equivalent to Uppsala University are considered as a public record. This is regulated by The Freedom of the Press Act which is one of four constitutional laws in Sweden.
Handling of public acts will consequently be of great importance.
Incoming letters addressed to Uppsala University, Vice Chancellor etc. are received by the ushers who forward it to the office of the registrar. Personally addressed letters will be directly forwarded to the recipient named on the envelope.
As an employee you have to make sure that personally addressed mail (both traditional letters and e-mail) is taken care for during vacations or other absence.
Please leave your consent in the electronic form in tab 1.
Thank you for your cooperation!
